3 étapes pour procéder à la sirétisation de vos fichiers clients

La sirétisation est devenue incontournable dans la stratégie marketing des entreprises. Cette procédure permet de mettre à jour, d'enrichir et de fiabiliser les bases de données clients ou de prospection. Elle s'effectue grâce au numéro SIRET. C'est un identifiant unique, attribué par l'INSEE à chaque établissement basé en France. Comment cela se passe-t-il ? De l'envoi de vos fichiers à leur restitution une fois l'enrichissement effectué, nous vous expliquons les dessous de la sirétisation.

Qu'est-ce que la sirétisation ou le sirenage de fichiers de données ?

Cette opération, également nommée sirenage, consiste à enrichir votre fichier BtoB grâce à l'identifiant SIRET d'une entreprise. Elle met également à jour vos données clients et de prospection.

Le numéro SIRET, mélange du numéro Siren et du numéro NIC

Le numéro SIRET (Système d'identification du répertoire des établissements) est un identifiant unique, lié à chaque établissement basé en France. Il est délivré par l'INSEE. Il se compose de 14 chiffres. Les 9 premiers correspondent au numéro Siren de l'entreprise. Les 5 derniers au code NIC (Numéro Internet de classement) de l'établissement concerné.

Le numéro SIRET d'une société est une mine d'informations. Dans le cadre de la sirétisation, il agit comme une clef de correspondance. Il permet un rapprochement de bases de données diverses.

Les objectifs d'un traitement de vos fichiers BtoB par sirétisation

Cette procédure revêt plusieurs objectifs pour votre entreprise :

• recherche des SIRET manquants sur votre fichier et enrichissement de votre base par des informations associées aux établissements ;
• validation des numéros SIRET déjà présents ;
• détection et suppression de doublons.

La sirétisation de votre fichier de données clients en 3 étapes

La sirétisation s'effectue par un rapprochement de votre fichier de données BtoB avec le référentiel Siren de l'INSEE, également appelé base SIRENE. Il s'agit d'un référentiel regroupant toutes les sociétés et tous les établissements de France. Fiable, cette base est mise à jour en permanence. Voici les étapes pour réaliser cette procédure.

1. La recherche d'un prestataire de service sous licence INSEE

Pour effectuer le rapprochement, il est impératif que vous fassiez appel à des prestataires de service, partenaires officiels de l'INSEE. Ces professionnels de la données d'entreprise sont titulaires d'une licence de rediffusion du référentiel Siren (ou base SIRENE). Ils disposent d'outils informatiques puissants capables de traiter un grand volume de données.

2. Le rapprochement entre votre fichier de données BtoB et le référentiel Siren

Une fois votre prestataire choisi, vous allez lui confier votre fichier de données clients ou de prospection. Il contient des informations générales, parfois même seulement le nom d'une entreprise et son adresse. La sirétisation consiste à l'intégrer dans un logiciel de traitement pour l'enrichir de nouvelles données. Vous avez le choix entre plusieurs traitements.

Le traitement automatique des données de vos fichiers

L'algorithme du logiciel de traitement va détecter automatiquement les types de données de votre fichier. Il va essayer d'identifier avec précision une entreprise et la retrouver sur le référentiel Siren (ou base SIRENE) de l'INSEE. La majeure partie du fichier clients ou de prospection peut être traitée ainsi. Le logiciel effectue le rapprochement de tous les champs qui correspondent entre les deux fichiers.

Cette phase permet d'évaluer la qualité de votre fichier. Elle permet aussi d'évaluer la qualité de votre prestataire. Seul inconvénient : si votre fichier ne comporte que le nom d'une entreprise, un risque de confusion avec une entreprise homonyme est possible.

Le traitement semi-automatique des données de vos fichiers

Avec le traitement semi-automatique, le résultat est encore plus précis. Cette méthode permet de nettoyer votre fichier de tous les doublons qu'il comporte, de faire le tri entre sociétés actives et sociétés fermées. Vous pouvez dissocier les établissements secondaires du siège d'une entreprise. Le rapprochement des données s'effectue sur des champs spécifiques.

Le traitement manuel des données de votre fichier

Malgré les deux précédents traitements, il reste souvent une ligne ou plusieurs lignes douteuses dans la liste. Un traitement manuel devient alors nécessaire. Il vise à traiter tous les cas litigieux non tranchés par le traitement automatique ou semi-automatique. Un professionnel visualise chaque ligne, chaque cas susceptible de correspondre à l'enregistrement sur votre base de données. Chez Ideabase, un test préalable est réalisé sur environ 5 à 10 % du fichier à traiter.

3. La restitution de votre fichier de données BtoB enrichi

La version antérieure de votre fichier de données a été mise à jour. Son enrichissement vous permet de récupérer des datas (données) structurelles présentes dans le référentiel Siren (ou base SIRENE) de l'INSEE comme :

• l'adresse et code postal de l'entreprise ;
• sa raison sociale ;
• son numéro Siren ;
• les sociétés actives et fermées ;
• le code NAF (secteur d'activité de l'entreprise) ;
• la taille de l'entreprise ou de l'établissement (les effectifs) ;
• le statut de l'entreprise : siège ou établissement secondaire ;
• la catégorie juridique de l'entreprise ou de l'établissement ;
• la date de création de l'entreprise ou de l'établissement ;
• l'évaluation du chiffre d'affaires ;
• les contacts emails de l'entreprise (utiles pour les campagnes d'emailing).

Il est également possible d'enrichir votre fichier d'informations complémentaires comme :

• le nom du dirigeant ;
• ses coordonnées (email, téléphone) ;
• un site Internet.

Votre fichier BtoB vous est restitué. Il s'accompagne d'un taux de sirenage. Il s'agit du pourcentage d'entreprises de votre fichier de base ayant été identifiées de façon suffisamment fiable pour les rattacher à un numéro SIRET.

À quoi sert le traitement de sirétisation ou sirénage ?

Chaque année, de 13 à 18 % des entreprises intégrées dans vos données subissent des changements. Cela rend certaines données obsolètes. Nouveau dirigeant, déménagement, nouvel email, cessation d'activité sont à prendre en compte dans vos fichiers marketing. Pour une meilleure prospection, il est nécessaire de régulièrement les actualiser et les enrichir.

Selon la qualité des fichiers de base, le taux d'enrichissement varie entre 30 et 70 %. C'est un véritable atout dans votre stratégie marketing. Un incontournable avant la création d'une campagne marketing d'emailing.

L'INSEE réalise la mise à jour de sa base SIRENE quotidiennement. Son référentiel contient des informations sur plus de 32 millions d'entreprises ou établissements. La sirétisation permet de fiabiliser vos fichiers de données d'entreprises. Elle bénéficie à divers services de votre société (comptabilité, marketing, etc.). Chez Ideabase, nous avons les outils et le savoir-faire pour siréter vos fichiers et enrichir votre base de données.